【惠聲無紙化會議系統案例】湖南都市職業學院
- 2024-09-12
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項目背景
湖南都市職業學院是經湖南省人民政府批準成立、教育部備案的全日制普通高等學校。目前在校師生一萬七千余人，現有占地面積1600余畝，建筑面積46萬余平方米。學校設有汽車與機電工程學院、信息科學工程學院和公共教學課部等9院2部，開設40余個專業。擁有66個校內實訓場所，105個校外實訓基地。學院環境優美、師資力量雄厚、配套設施齊全，是莘莘學子理想的求學之地。
項目需求
學院會議室需設計一套無紙化會議系統、集中控制系統、無線電子桌牌系統，營造更便捷、高效的辦公環境。因傳統的“公文往返式”辦公、會務管理、會議設備、控制系統都是自成體系獨立運行，無法做到“統一規劃、合理調整”；非涉密的發文、會議通知、政務等信息，都需要打印、復印，再由通訊人員傳遞給各個部門；效率低，在印發上浪費了大量的時間、人力和物力；各部門的信息不能得到及時的溝通，造成諸多不便。
1、綠色節約環保辦公
2、操作簡易，方便上手
3、統一集中管理設備
4、多屏畫面同步顯示
解決方案
依據湖南都市職業學院的實際需求，惠聲設計了全套專業無紙化系統。會議文字資料以電子版的形式進行共享、交互批注和交流，無紙化升降屏為觸屏，無需繁瑣笨拙的鍵盤，所有操作只需在顯示屏進行，既能實現簡單的操作，又可以達到綠色環保不浪費紙張。按客戶要求升降終端既可以做本地會議，又能訪問內部系統參與會議，實現一機兩用。系統采用全新的會議模式，將傳統會議過程中的各個環節虛擬化、主體信息和承載介質數字化，將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部“搬”上無紙化會議平臺，管理者在更短時間內完成多于以往的任務。更能達到會議的互聯、互通、互動的高效會議場景。無紙化會議系統實現會議同步閱讀、會議簽到、會議信息、會議紀要、投票表決、電子白板、資料批注等多種功能，為客戶提供一個極為實用的會議平臺。通過這個平臺，各部門單位可進行實時有效的信息溝通。改變了傳統會議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問題，實現會議的全程無紙化概念。會議室集中控制系統可統一控制會議室設備，實現一鍵開啟會議、一鍵關閉會議，大大提高會場管理人員的工作效率。配套無線電子桌牌系統，用于電子銘牌顯示，取代了傳統塑料、紙質或銅制桌牌，是會議桌面顯示設備的一大創新。本產品與傳統桌牌相比，具有信息化程度高、可反復使用的特點。
客戶反饋
使用無紙化會議系統讓學校會務效率得到極大的提升，音質效果好，會議快捷、安全保密，又能節省平時打印資料紙張、時間與人力成本！
